Việc lạm dụng dữ liệu người dùng và xâm phạm quyền riêng tư của họ dường như phổ biến hơn chúng ta bao giờ tưởng tượng. Hầu hết chúng ta đều sốc khi biết về dữ liệu Cambridge Analytica, mối liên hệ với Facebook và cách nó thu thập dữ liệu người dùng vì lợi ích của họ. Trong toàn bộ hỗn loạn này, điều rõ ràng là người dùng không chú ý đến Chính sách Quyền riêng tư (Privacy Policy) hay Điều khoản & Điều kiện (Terms & Conditions) khi đồng ý, điều này hôm nay trở thành nguyên nhân khổ đau.
Không quan trọng bạn dùng trang web hay ứng dụng nào, trước khi hoàn tất thủ tục đăng ký ban đầu, bạn nên biết bạn đang đăng ký cái gì.
Tùy thuộc vào trang web hoặc ứng dụng di động của bạn, Chính sách Quyền riêng tư hoặc Điều khoản và Điều kiện khác nhau. Một số công ty chỉ có Chính sách Quyền riêng tư và nghĩ đó đủ. Tuy nhiên, sau khi triển khai GDPR, điều đó sẽ không còn hiệu lực. Vì vậy, công ty cần có cả Chính sách Quyền riêng tư và Điều khoản & Điều kiện. Mỗi thuật ngữ pháp lý này phục vụ mục đích khác nhau. Cá nhân thường nhầm lẫn trong việc sử dụng và mục đích của chúng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn sự khác biệt giữa các thuật ngữ này và tầm quan trọng của chúng.
Trước khi tiến xa hơn, bạn nên biết rằng Chính sách Quyền riêng tư và Điều khoản Dịch vụ (Terms of Service) không giống nhau. Có một đường ranh mỏng giữa chúng. Thật đáng buồn hầu hết chúng ta thường nhầm lẫn cái này cho cái kia.
Bây giờ, hãy hiểu những thuật ngữ này là gì:
Chính sách Quyền riêng tư (Privacy Policy) là gì?
Đây là tuyên bố hoặc tài liệu pháp lý thông báo cho người truy cập trang web/người dùng ứng dụng di động về thông tin cá nhân nào được thu thập, lưu trữ, chia sẻ, cách thức thu thập và mục đích sử dụng.
Cũng vậy, công ty cần tiết lộ nếu họ dùng ứng dụng bên thứ ba để thu thập dữ liệu cá nhân.
Một thực hành tiêu chuẩn mà mỗi công ty cần có.
Chính sách Quyền riêng tư cần súc tích, rõ ràng và dễ hiểu, tức là ngay người bình thường cũng hiểu. Nếu công ty có xu hướng bỏ sót thông tin, mơ hồ hoặc không chính xác, hành động nghiêm trọng sẽ được lấy ra đối với họ.
Bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân (personally identifiable information) nào được công ty thu thập như tên, địa chỉ, thông tin thẻ tín dụng, lịch sử đơn hàng, thói quen duyệt web đều cần đề cập trong Chính sách Quyền riêng tư, ngay cả khi chúng được thu thập cho mục đích phi cá nhân.
Chính sách Quyền riêng tư ở một số quốc gia được luật yêu cầu và phải dễ dàng truy cập bởi người dùng.
Để hiểu rõ, ví dụ: Nếu bạn truy cập trang web và nó thu thập dữ liệu cá nhân như email thì họ cần nhắc đến điều đó và nếu người dùng không đồng ý thì không thể lưu thông tin. Cũng vậy, trang web cần nhắc nếu họ sẽ để cookie trên hệ thống để thu thập dữ liệu. Khi thu thập thông tin cá nhân, công ty cần tiết lộ:
- Loại thông tin cá nhân thu thập qua trang web/app.
- Mục đích thu thập dữ liệu.
- Thông tin sẽ được công ty hoặc ứng dụng bên thứ ba dùng như thế nào?
- Người dùng có thể xem xét và thay đổi thông tin như thế nào?
Điều khoản Dịch vụ (Terms of Service) là gì?
Điều khoản Dịch vụ còn gọi là Điều khoản và Điều kiện (Terms and Conditions) là thỏa thuận pháp lý đặt ra quy tắc và hướng dẫn cho người dùng. Khi người dùng đồng ý với Điều khoản Dịch vụ, họ có thể dùng trang web/app.
Đây là thỏa thuận đóng vai trò cầu nối giữa trang web hoặc ứng dụng di động và người dùng.
Các phần phổ biến của Điều khoản và Điều kiện bao gồm:
- Thông tin về bản quyền (copyrights).
- Vô hiệu hóa tài khoản nếu người dùng lạm dụng app hoặc trang web.
- Thông tin thanh toán và đăng ký.
- Hoạt động bị cấm.
- Các tuyên bố miễn trừ trách nhiệm khác.
Khác với Chính sách Quyền riêng tư, nó không bắt buộc bởi luật, nhưng khuyến khích cao để có một cái để ngăn trang web bị dùng bất hợp pháp.
Nếu không có loại thỏa thuận này và thi hành đúng cách, không có cách nào ràng buộc người dùng và kiểm soát việc sử dụng trang web. Nếu Điều khoản và Điều kiện không có, vi phạm nội dung có thể xảy ra.
So sánh giữa Chính sách Quyền riêng tư và Điều khoản và Điều kiện
| Chính sách Quyền riêng tư | Điều khoản và Điều kiện | |
| Mô tả | Tài liệu pháp lý cung cấp thông tin về dữ liệu được thu thập và cách nó sẽ được dùng. | Bộ quy tắc và hướng dẫn phải tuân thủ để dùng dịch vụ. |
| Chức năng | Thông báo cho người dùng về thông tin của họ được thu thập. | Quy tắc và hướng dẫn nên tuân theo. |
| Mục đích | Giảm trách nhiệm pháp lý của công ty/trang web. | Đảm bảo người dùng tuân thủ chúng. |
| Luật pháp | Bắt buộc bởi luật ở một số quốc gia và quyền lực khu vực. | Không bắt buộc bởi luật nhưng vẫn khuyến khích. |
| Có hiệu lực pháp lý | Có thể có hoặc không tùy ngữ cảnh. | Có thể ràng buộc pháp lý. |
| Khuyến nghị | Đề xuất cho tất cả trang web và app. | Khuyến khích nếu trang web bán sản phẩm/dịch vụ. |
Cả Chính sách Quyền riêng tư và Điều khoản & Điều kiện đều thiết yếu để giữ mọi thứ được quản lý. Thiếu hụt bất kỳ cái nào trong hai này có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu. Do đó, trước khi đồng ý, cần đọc kỹ chúng. Khi kiểm tra thỏa thuận Chính sách Quyền riêng tư, cần xem thỏa thuận có được tạo riêng biệt không. Trang web có nhắc tuân thủ CalOPPA và Chỉ thị Quyền riêng tư Dữ liệu EU không. Thêm vào đó, nên là thỏa thuận trung thực và từ "Privacy" phải có trong tên thỏa thuận. Khi kiểm tra Điều khoản và Điều kiện, người dùng cần nhớ: Tài liệu có thể tạo cùng quyền cấp phép (licensing rights), nhưng phải có phần nhắc cách tài khoản có thể bị chấm dứt nếu phát hiện thực hiện hoạt động bất hợp pháp.
Nếu bạn cập nhật bản thân với tất cả điều này, bạn có thể tự cứu mình khỏi tất cả khổ đau và rắc rối.