"Đừng lặp lại chính mình" là quy tắc cơ bản của lập trình. Nó nhằm răn đe lập trình viên không chạy thủ công cùng đoạn mã lặp lại khi máy tính có thể làm tự động loại đó. Nhưng bạn không phải là lập trình viên để tránh lặp lại chính mình. Nếu bạn người dùng Mac, Hazel sẽ giúp bạn tổ chức tệp tự động, tăng hiệu quả và giải phóng tâm trí khỏi việc xáo trộn bit tay.
Hazel là gì?
Hazel là ứng dụng macOS cung cấp giao diện đồ họa dễ dùng cho một số khả năng scripting khá nâng cao. Nó hoạt động trên cấu trúc "nếu này thì kia" (if this, then that) đơn giản, nghĩa là nó khớp tham số cụ thể với tệp cụ thể, và thực hiện tác vụ nếu tham số đó được đáp ứng. Mặc dù logic đơn giản, bạn có thể xâu chuỗi nhiều hàm phức tạp để tạo chương trình tinh vi và đặt chúng chạy khi bạn muốn.
Thiết lập Hazel
Hazel dễ thiết lập. Sau khi tải và cài ứng dụng, bạn sẽ tìm thấy nó trong System Preferences (Cài đặt Hệ thống). Nhấp biểu tượng để mở bảng tùy chọn, và bạn có thể bắt đầu.
Khi chạy bảng tùy chọn lần đầu, bạn sẽ ở tab Info cho biết Hazel đang chạy hay không và thông tin khác. Bạn sẽ thấy nút "Start Hazel", nhưng để tắt cho đến nay. Nếu bật ngay, tất cả quy tắc sẽ áp dụng ngay khi lưu, có thể không phải điều bạn muốn nếu mới bắt đầu.
Tuy nhiên, hãy chắc chắn tích ô dưới nói "Show Hazel status in the menu bar" (Hiển thị trạng thái Hazel trên thanh menu).
Ở bên trái cửa sổ, bạn sẽ thấy cột danh sách thư mục. Nhấp vào một thư mục, khung bên phải "Rules" (Quy tắc) sẽ lấp đầy các ô kiểm. Các quy tắc demo đi kèm Hazel hiện đang tắt nhưng có thể hữu ích làm cảm hứng.
1. Dọn thư mục Downloads định kỳ
Tôi thường dùng thư mục Downloads làm thư mục "on deck" (chuẩn bị). Vì vậy, nó nhồi nhét tệp từng quan trọng nhưng giờ vô dụng. May mắn, chúng ta có thể tạo quy tắc rất đơn giản giúp giải quyết vấn đề đó.
1. Để tạo quy tắc mới trong Hazel, trước tiên nhấp thư mục bạn muốn Hazel theo dõi ở thanh bên Folder. Trường hợp này dùng thư mục Downloads. Sau đó nhấp nút cộng (plus).
2. Đặt tiêu đề quy tắc giải thích rõ chức năng.
Bây giờ thiết lập tiêu chí.
3. Nhấp menu thả xuống "Name" (Tên), đổi thành "Date Last Opened" (Ngày mở gần nhất).
4. Nhấp menu thả xuống "is" (là), đổi thành "is not in the last" (không trong).
5. Đổi "1 hour" (1 giờ) thành "7 days" (7 ngày), hoặc khoảng thời gian bạn thoải mái.
Phần tiếp theo, thiết lập làm gì với tệp khớp tiêu chí.
6. Nhấp "no folder selected" (chưa chọn thư mục), đổi thành "Trash" (Thùng rác).
7. Để lưu quy tắc, nhấp OK. Nếu Hazel bật, quy tắc áp dụng ngay sau khi nhấp OK, nên tệp cũ hơn 7 ngày sẽ chuyển đến thùng rác.
Đây có lẽ là quy tắc Hazel đơn giản nhất, nhưng vẫn hữu ích. Tôi thực tế dùng vài quy tắc kết hợp, di chuyển và xóa tệp ở thời điểm khác nhau dựa trên loại và tuổi. Đây là ảnh chụp quy tắc Downloads hiện tại với tiêu đề cho ý tưởng chức năng.
2. Tổ chức và nén tệp cũ thành ZIP
Quy tắc này tôi dùng tổ chức Desktop có hai phần. Đầu tiên, thiết lập quy tắc đưa tệp cũ vào thư mục cụ thể.
1. Nhấp thư mục Desktop ở thanh bên. Nếu Desktop không có, nhấp nút cộng dưới danh sách thư mục.
2. Nhấp nút cộng trong khung quy tắc tạo quy tắc mới.
3. Đổi menu thả xuống Name thành "Date last modified" (Ngày sửa gần nhất), "is not in the last", đổi khoảng thời gian thành một tuần.
4. Đổi menu thả xuống Move thành "Sort into subfolder" (Sắp vào thư mục con).
5. Nhấp hộp văn bản sau "with pattern" (với mẫu) để hiện danh sách token đổi tên. Chọn "current date" (ngày hiện tại).
6. Nhấp sau token current date trong hộp văn bản và gõ "archive".
7. Nhấp Done đóng hộp văn bản và OK xác nhận quy tắc.
Bây giờ thiết lập quy tắc nén các thư mục đó thành kho lưu trữ ZIP.
8. Tạo quy tắc mới khác trong thư mục Desktop nhấp nút cộng dưới danh sách quy tắc.
9. Tạo hai quy tắc: Name contains "archive" (Tên chứa "archive") và Kind is folder (Loại là thư mục).
10. Nhấp menu thả xuống action (hành động) chọn Archive (Nén).
Quy tắc này sẽ tự động nén mọi thứ chưa sửa đổi trong 7 ngày qua.
3. Đổi tên và lưu trữ tài liệu quét dựa trên nội dung OCR
Quy tắc cuối yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm bên ngoài để hoạt động. Tôi dùng ScanSnap chuyển tài liệu quét thành PDF với dữ liệu văn bản trực tiếp nhúng. Cách này tôi tự động lưu trữ văn bản quét vào thư mục thích hợp.
Bây giờ bạn biết đọc quy tắc này. Nó khớp ba điều kiện, dùng nội dung PDF làm kích hoạt cho hành động dưới. Khi tìm thấy khớp, quy tắc đổi tên thư mục với ngày quét tạo và tên hóa đơn, và lưu vào thư mục "Statements" (Sao kê) của tôi.
Kết luận
Khi xong tạo tất cả quy tắc, bạn có thể quay lại System Preferences và bật Hazel.
Như bạn thấy, Hazel cực kỳ mạnh, và ba quy tắc trên chỉ là ví dụ. Hãy dành thời gian thử nghiệm, và bạn chắc chắn sẽ tạo ra thứ tiện lợi.