“Đừng lặp lại chính mình” là một quy tắc cơ bản của lập trình. Nó có nghĩa là để khuyến cáo các lập trình viên không nên chạy thủ công cùng một đoạn mã lặp đi lặp lại khi máy tính có thể tự động làm việc đó. Nhưng bạn không cần phải là một lập trình viên để tránh lặp lại chính mình. Nếu bạn là người dùng Mac, Hazel sẽ giúp bạn sắp xếp các tệp của mình một cách tự động, tăng hiệu quả và giải phóng tâm trí của bạn khỏi sự vất vả đáng ghét của việc xáo trộn các bit bằng tay.
Hazel là gì?
Hazel là một ứng dụng macOS cung cấp giao diện đồ họa dễ sử dụng cho một số khả năng viết tập lệnh khá tiên tiến. Nó hoạt động theo kiểu cấu trúc khá đơn giản “nếu cái này, thì cái kia”, nghĩa là nó khớp các tham số cụ thể với các tệp cụ thể, rồi thực hiện một tác vụ nếu các tham số đó được đáp ứng. Mặc dù logic rất đơn giản, nhưng bạn có thể xâu chuỗi một loạt các chức năng phức tạp lại với nhau để tạo ra các chương trình phức tạp và sau đó đặt chúng chạy bất cứ khi nào bạn muốn.
Thiết lập Hazel
Hazel rất dễ thiết lập. Sau khi tải xuống và cài đặt ứng dụng, bạn sẽ tìm thấy nó trong Tùy chọn hệ thống của mình. Nhấp vào biểu tượng để mở ngăn tùy chọn và bạn sẽ có thể bắt đầu.
Khi bạn khởi chạy ngăn lần đầu tiên, bạn sẽ ở trong tab Thông tin cho bạn biết liệu Hazel hiện đang chạy hay không và cung cấp cho bạn một số thông tin khác. Bạn sẽ thấy một nút có nội dung “Khởi động Hazel”, nhưng hãy tắt nó đi ngay bây giờ. Nếu bạn bắt đầu ngay bây giờ, tất cả các quy tắc của bạn sẽ áp dụng ngay khi bạn lưu chúng, điều này có thể không phải là điều bạn muốn nếu bạn mới bắt đầu.
Tuy nhiên, hãy nhớ đánh dấu vào hộp bên dưới có nội dung “Hiển thị trạng thái Hazel trong thanh menu.”
Ở phía bên trái của cửa sổ, bạn sẽ thấy một cột có danh sách các thư mục. Nhấp vào một trong những thư mục đó và bạn sẽ thấy ngăn ở bên phải, có nhãn “Quy tắc”, điền vào một số hộp kiểm. Các quy tắc demo này được bao gồm trong Hazel và hiện đã bị vô hiệu hóa nhưng có thể hữu ích như một nguồn cảm hứng.
1. Thường xuyên dọn dẹp thư mục tải xuống của bạn
Tôi có xu hướng sử dụng thư mục Tải xuống làm thư mục "trên boong". Như vậy, nó sẽ bị nhồi nhét với các tệp từng quan trọng nhưng giờ đã trở nên vô dụng. May mắn thay, chúng tôi có thể tạo một quy tắc rất đơn giản để giúp chúng tôi giải quyết vấn đề đó.
1. Để tạo quy tắc mới trong Hazel, trước tiên hãy nhấp vào thư mục bạn muốn Hazel theo dõi trong thanh bên Thư mục. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng thư mục Tải xuống. Sau đó, nhấp vào nút dấu cộng.
2. Đặt tiêu đề cho quy tắc của bạn giải thích rõ ràng chức năng của nó.
Bây giờ chúng tôi sẽ thiết lập các tiêu chí của mình.
3. Nhấp vào trình đơn thả xuống có nhãn “Tên” và thay đổi thành “Ngày mở lần cuối.”
4. Nhấp vào trình đơn thả xuống có nhãn “là” và thay đổi thành “không phải là cuối cùng”.
5. Thay đổi “1 giờ” thành “7 ngày” hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào bạn cảm thấy thoải mái.
Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đặt những việc cần làm với các tệp phù hợp với tiêu chí của chúng tôi.
6. Nhấp vào “không có thư mục nào được chọn” và thay đổi nó thành “Thùng rác”.
7. Để lưu quy tắc, hãy nhấp vào OK. Nếu Hazel được bật, quy tắc đó sẽ áp dụng ngay sau khi bạn nhấp vào OK, vì vậy mọi tệp cũ hơn bảy ngày sẽ được chuyển vào thùng rác.
Đây có lẽ là quy tắc Hazel đơn giản nhất có thể, nhưng nó vẫn hữu ích. Tôi thực sự sử dụng một số kết hợp, chúng sẽ di chuyển và chuyển các tệp vào các thời điểm khác nhau dựa trên loại và độ tuổi của chúng. Dưới đây là ảnh chụp màn hình về các quy tắc Tải xuống hiện tại của tôi với các tiêu đề sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì họ làm.
2. Sắp xếp và ZIP các tệp cũ
Quy tắc này tôi sử dụng để tổ chức Màn hình nền của mình có hai phần. Đầu tiên, chúng tôi sẽ thiết lập một quy tắc đặt các tệp cũ vào một thư mục cụ thể.
1. Nhấp vào thư mục Desktop của bạn trong thanh bên. Nếu thư mục Desktop không có ở đó, hãy nhấp vào nút dấu cộng bên dưới danh sách các thư mục.
2. Nhấp vào nút dấu cộng trong ngăn quy tắc để tạo quy tắc mới.
3. Thay đổi danh sách thả xuống Tên của bạn thành “Ngày sửa đổi lần cuối”, “không phải là ngày cuối cùng” và thay đổi khoảng thời gian thành một tuần.
4. Thay đổi menu thả xuống Di chuyển thành “Sắp xếp vào thư mục con.”
5. Nhấp vào hộp văn bản sau “với mẫu” để hiển thị danh sách các mã đổi tên mà bạn có thể sử dụng. Chọn “ngày hiện tại”.
6. Nhấp vào sau mã thông báo ngày hiện tại trong hộp văn bản của bạn và nhập “lưu trữ”.
7. Nhấp vào Xong để đóng hộp văn bản và OK để xác nhận quy tắc.
Bây giờ, chúng tôi sẽ thiết lập quy tắc để nén các thư mục đó vào lưu trữ ZIP.
8. Tạo một quy tắc mới khác trong thư mục Desktop bằng cách nhấp vào nút dấu cộng bên dưới danh sách quy tắc.
9. Tạo hai quy tắc:Tên chứa “kho lưu trữ” và Loại là thư mục.
10. Nhấp vào trình đơn thả xuống hành động để chọn Lưu trữ.
Quy tắc này sẽ tự động lưu trữ mọi thứ chưa được sửa đổi trong bảy ngày qua.
3. Đổi tên và tệp tài liệu đã quét dựa trên nội dung OCR
Quy tắc cuối cùng này yêu cầu một số phần cứng hoặc phần mềm bên ngoài để làm cho nó hoạt động. Tôi sử dụng ScanSnap của mình để chuyển đổi các tài liệu đã quét thành PDF với dữ liệu văn bản trực tiếp được nhúng. Bằng cách này, tôi có thể tự động gửi tài liệu đã quét vào các thư mục thích hợp.
Bây giờ, bạn đã biết cách đọc quy tắc này. Nó phù hợp với ba điều kiện, sử dụng nội dung của PDF làm kích hoạt cho các hành động bên dưới. Khi tìm thấy sự trùng khớp, quy tắc sẽ đổi tên thư mục với ngày tạo bản quét và tên của hóa đơn, đồng thời lưu nó vào thư mục “Bảng sao kê” của tôi.
Kết luận
Sau khi tạo xong tất cả các quy tắc của mình, bạn có thể quay lại Tùy chọn hệ thống và bật Hazel.
Như bạn có thể thấy, Hazel cực kỳ mạnh mẽ và ba quy tắc trên chỉ là ví dụ. Hãy dành thời gian tìm hiểu và thử nghiệm, và chắc chắn bạn sẽ nghĩ ra thứ gì đó hữu ích.