Hàng nghìn doanh nghiệp trên khắp thế giới đã bị buộc phải áp dụng làm việc từ xa cho nhân viên. Trong thế giới ngày nay, nơi làm việc từ xa được triển khai vội vã, có một cân nhắc khác không thể bỏ qua: bảo mật. Việc giữ an toàn thông tin công ty và nhân viên trên các mạng không an toàn đòi hỏi sự cảnh giác và một vài bước đơn giản nhân viên có thể thực hiện. Hãy xem cách nhân viên có thể làm việc từ xa mà không làm giảm bảo mật.
Bảo mật vật lý (Physical Security)
Bước rõ ràng nhưng bị bỏ qua nhất bạn có thể thực hiện để an toàn là cảnh giác với thiết bị của mình. Bạn muốn đảm bảo rằng không ai có cái nhìn không bị cản trở vào không gian làm việc của bạn. Nhiều công ty có nhân viên làm việc với thông tin mật. Nếu bạn cần rời khỏi nhà vì bất kỳ lý do gì, hãy khóa máy tính hoặc thiết bị di động của bạn bằng cách đơn giản là khóa máy tính hoặc khóa nó trong bàn hoặc tủ. Bạn sẽ không để máy tính mở khóa tại văn phòng, vậy hãy duy trì thói quen đó tại nhà. Bạn cũng muốn đảm bảo không ai đi dạo quanh khu phố có thể thấy máy tính hoặc thiết bị di động chỉ nằm trên bàn. Chúng có thể trở thành mục tiêu hấp dẫn cho những tội phạm gan dạ.
Bảo mật mạng nhà (Secure Your Home Network)
Bảo mật nói chung nghĩa là mật khẩu mạnh và có kết nối an toàn. Khi bạn làm việc từ xa, đội ngũ IT không có quyền kiểm soát mạng nhà của bạn, mà thường thường được bảo vệ kém. Đảm bảo kết nối Wi-Fi của bạn có mật khẩu an toàn là then chốt cho an ninh thông tin. Chọn ngày sinh hoặc ngày kết hôn là không đủ. Thay vào đó, hãy sử dụng mật khẩu duy nhất kết hợp số, ký tự đặc biệt, chữ hoa, v.v.
Tách biệt với mật khẩu, nhưng trên cùng chủ đề mạng nhà an toàn, là việc sử dụng VPN. Mạng riêng ảo (VPN) là một cổng do công ty bạn tạo ra để truy cập mạng nội bộ từ bất cứ đâu. Nói đơn giản, VPN đóng vai như một đường hầm an toàn cho nhân viên làm việc qua đó. Điều này cho phép bạn truy cập intranet và các công cụ nội bộ khác. Bên cạnh đó, VPN sẽ mã hóa tất cả lưu lượng Internet nên nó không thể đọc được bởi bất kỳ hacker nào. Sử dụng VPN do công ty cấp có thể tạo ra sự khác biệt giữa bảo mật tốt và không có bảo mật.
Tách biệt công việc và cá nhân
Bạn có thể thấy mình bị cám dỗ trả lời vài email trước khi ngủ nhưng máy tính công ty ở phòng khác. Điều đó có thể khiến bạn rất muốn dùng máy tính cá nhân, gửi email và xong việc cho đêm đó. Đây là một rủi ro bảo mật lớn và không nên được xem xét.
Bằng cách thêm máy tính nhà vào mạng công ty, bạn có thể đặt toàn bộ mạng lưới ở dưới rủi ro. Nếu bạn có hoặc đang bị nguy cơ virus máy tính, nó có thể bò qua hộp thư đến của bạn và lên mạng công ty. Điều này có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý lớn, mất dữ liệu và bị xâm phạm, v.v. Rủi ro sử dụng máy tính cá nhân hoàn toàn lấn át lợi ích.
Sử dụng phần mềm diệt virus
Nhiều bộ định tuyến (router) bạn mua cho nhà có tường lửa (firewall) mạnh để bảo vệ chống lại virus, nhưng chúng không phải là bất khả xâm phạm. May mắn thay, bạn có thể bảo vệ chống lại virus bằng phần mềm diệt virus và chống phần mềm độc hại mạnh. Nếu bạn đang dùng máy tính do công ty cung cấp, có khả năng lớn máy tính của bạn đã có sẵn phần mềm diệt virus. Chạy phần mềm này một hoặc hai lần một tuần nghe có vẻ như một đau đầu không cần thiết, nhưng nó có thể là một nước đi quan trọng trong an ninh mạng.
Nhận diện virus hoặc phần mềm độc hại sớm có thể bảo vệ chống lại máy tính hoặc mạng bị xâm phạm trong tương lai. Cách tốt nhất để bảo vệ chống lại virus là không nhấp vào bất kỳ email hoặc trang web nào bạn không nhận ra. Email công ty hứa hẹn bạn thừa kế một triệu đô la có lẽ là giả. Nhấp vào liên kết có thể nhanh chóng cho phép virus truyền播 đến máy tính của bạn. Với phần mềm diệt virus, ngay cả khi bạn vô tình nhấp vào liên kết độc hại, bạn và công ty của bạn sẽ có bảo vệ tốt hơn.
Hợp tác an toàn với đồng nghiệp
Làm việc từ xa gần như chắc chắn có nghĩa là bạn cần phương thức giao tiếp mới cho bạn và đồng nghiệp. Bạn từng có thể gặp nhau trong phòng họp hoặc văn phòng và thảo luận thông tin mật mà bạn không muốn lộ ra thế giới bên ngoài. Đó là lý do các ứng dụng như Microsoft Teams, Zoom hoặc Slack được công ty cung cấp để đảm bảo giao tiếp an toàn. Trong trường hợp công ty của bạn không cung cấp phương thức giao tiếp được mã hóa, hãy chuyển sang các công cụ như Signal hoặc Telegram để tiếp tục làm việc. Vì các ứng dụng nhắn tin này cung cấp mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) theo mặc định, chúng có thể là công cụ vô giá cho làm việc từ xa.
Việc duy trì an toàn trong khi nhân viên phân tán khắp thành phố, bang hoặc quốc gia có thể là then chốt để đảm bảo không có rủi ro cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng tốt các công cụ này để giúp đội ngũ của bạn chuyển đổi từ văn phòng sang làm việc từ xa.