Sự tiến bộ của Công nghệ Thông tin (IT) tạo ra nơi làm việc hiệu quả hơn. Với đám mây, truy cập công cụ làm việc số chưa bao giờ dễ dàng như vậy.
Nhân viên có thể truy cập phần mềm giúp họ hiệu quả hơn. Nhân viên hiệu quả tạo ra tổ chức hiệu quả, đúng không? Nhưng cũng có hàm ý an ninh mạng.
Vậy Shadow IT là gì? Ưu nhược điểm ra sao? Và làm sao quản trị hiệu quả mối đe dọa nó đặt ra cho công ty?
Shadow IT là gì?
Shadow IT là việc sử dụng thiết bị, công cụ, hệ thống, ứng dụng, phần mềm và dịch vụ công nghệ khác – đặc biệt là bởi nhân viên – mà không được sự phê duyệt của bộ phận IT.
Đa số nhân viên dùng Shadow IT không có ý xấu mà muốn nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, động cơ đáng nghi ngờ vì bộ phận IT không hay biết họ đang làm gì.
Shadow IT: Tốt hay Xấu?
Có tranh cãi về việc dùng Shadow IT tại nơi làm việc. Một bên cho là tốt, bên kia cho ngược lại.
Công bằng mà nói, Shadow IT mostly xuất phát từ ý định tốt. Tổ chức được lợi khi nhân viên áp dụng công cụ để làm việc hiệu quả.
Mặt khác, công cụ đó có thể làm lộ dữ liệu đám mây trước mối đe dọa mạng.
Vì các công cụ không hiển thị với bộ phận IT, tấn công vào chúng có thể không được phát hiện sớm, gây thiệt hại cho tổ chức.
Tại sao Shadow IT phổ biến tại nơi làm việc?
Dù bị chỉ trích, Shadow IT tràn lan ở nhiều tổ chức.
Đổi mới công nghệ làm khó bỏ qua Shadow IT. Nhân viên được kỳ vọng xuất sắc trong bối cảnh kinh doanh tăng trưởng, nên tự nhiên tìm phần mềm khác để nâng cao hiệu suất.
Quy trình thẩm duyệt, phê duyệt công cụ ở một số tổ chức lâu và rườm rà. Nhân viên thà dùng công cụ cần thiết âm thầm còn hơn trải qua quy trình mệt mỏi.
Ưu điểm của Shadow IT
Triển khai Shadow IT có thể mang lại lợi ích cho tổ chức theo nhiều cách. Nếu nhân viên xuất sắc trong nhiệm vụ, doanh nghiệp cũng phát triển.
Dưới đây là cách Shadow IT có thể có lợi:
1. Tăng hiệu quả nhân viên
Công cụ bạn cung cấp nhằm nâng cao công việc. Tốt hơn nữa khi nhân viên tự chọn công cụ.
Nhân viên có thể không thoải mái với công cụ bạn cung cấp nhưng phải dùng anyway. Có thể họ vật vã với những công cụ đó – điều ngược lại với hiệu quả. Ngược lại, khi làm việc với công cụ tự chọn, vì quen thuộc, năng suất sẽ đạt đỉnh cao.
2. Giảm tải cho bộ phận IT
Bộ phận IT điển hình rất bận rộn. Trong nơi làm việc hiện đại chạy trên đám mây, hệ thống phải hoạt động và IT chịu trách nhiệm duy trì. Việc bắt IT tìm kiếm và phê duyệt mọi công cụ quy trình làm việc là gánh nặng thêm.
Khi nhân viên tự tìm và dùng công cụ nâng cao công việc, họ giảm tải cho team IT – đặc biệt khi công cụ hiệu quả và không tác động tiêu cực.
3. Thúc đẩy đổi mới
Chờ IT cung cấp mọi công nghệ có thể làm chậm hiệu suất. Công cụ hiện có có thể lỗi thời và IT mất quá lâu để thay thế.
Nhân viên có thể biết công cụ nâng cao công việc. Khi chủ động triển khai, họ thúc đẩy đổi mới trong tổ chức, mang lại tăng trưởng và phát triển – thắng lợi cho tổ chức.
Nhược điểm của Shadow IT
Bỏ qua bộ phận IT là không đạo đứk. Khi nhân viên làm vậy, họ có thể làm tổ chức chịu rủi ro và tấn công mạng. Do đó, Shadow IT có thể hại kinh doanh theo nhiều cách.
1. Không tuân thủ (Non-Compliance)
Tổ chức tuân theo luật và quy định để duy trì trật tự ngành. Quy định mở rộng đến việc dùng hệ thống và quản trị dữ liệu.
Hệ thống bạn dùng có thể làm nên hoặc phá vỡ sự tuân thủ tiêu chuẩn bắt buộc. Việc nhân viên dùng công cụ trái phép có thể đưa doanh nghiệp vi phạm pháp luật và bị xử phạt.
2. Thiếu khả năng nhìn thấy và kiểm soát
Bộ phận IT phải theo dõi mọi thứ dùng trong tổ chức. Họ bị tước cơ hội thực hiện trách nhiệm này hiệu quả bằng chiến lược an ninh chủ động khi một số hệ thống bị ẩn giấu do Shadow IT.
Thiếu khả năng nhìn thấy khiến team IT không phát hiện được mối đe dọa an ninh mạng.
3. Rò rỉ dữ liệu (Data Leaks)
Team IT giỏi có thể đánh giá hàm ý an ninh của công nghệ. Phần mềm có thể hiệu quả nhưng yêu cầu bảo mật phức tạp. Nhân viên dùng hệ thống đó có thể thiếu kiến thức cấu hình hiệu quả, làm lộ dữ liệu.
Hệ thống Shadow IT có thể cần cập nhật và bảo trì định kỳ. Nhân viên có thể thiếu chuyên môn hoặc thời gian làm điều này, khiến hệ thống công ty dễ bị vi phạm.
Cách quản trị rủi ro Shadow IT
Loại bỏ hoàn toàn Shadow IT có thể là yêu cầu quá cao. Để an toàn, bạn nên học cách quản trị nó vì nhân viên có thể đang làm âm thầm.
Bạn có thể giải quyết vấn đề và tìm điểm chung bằng các phương pháp sau:
1. Giáo dục nhân viên
Nhân viên ít dùng Shadow IT hơn khi hiểu tại sao nó xấu. Một số có thể даже không nhận ra nguy hiểm vì dùng công cụ để nâng cao công việc. Thay vì trừng phạt nặng, hãy giáo dục họ về nguy hiểm cho tổ chức.
Xây dựng văn hóa an ninh mạng lành mạnh trên toàn tổ chức để mọi người hiểu cần tuân thủ thực tiễn an ninh mạng luôn, ngay cả khi không ai nhìn.
2. Trang bị cho nhân viên công cụ họ cần
Thay vì ép công cụ lên nhân viên, hãy thiết lập giao tiếp mở về công cụ họ cần để hiệu quả và đáp ứng.
Khi có giao tiếp mở, nhân viên sẽ vui vẻ báo cho bạn biết bất cứ gì nâng cao công việc thay vì dùng âm thầm.
3. Đơn giản hóa quy trình thẩm duyệt và phê duyệt
Sau khi đã giành được niềm tin nhân viên truyền đạt nhu cầu IT, hãy tạo cấu trúc triển khai quy trình.
Tinh gọn quy trình thẩm duyệt để IT không mất mãi để phê duyệt công cụ đề xuất. Nếu không, nhân viên sẽ quay lại thói quen cũ: dùng hệ thống lén lút.
4. Ưu tiên tài sản
Kẻ tấn công mạng không lãng phí thời gian trên tài sản không giá trị. Họ nhắm vào tài sản quan trọng nhất.
Quản trị nguồn lực hiệu quả bằng cách ưu tiên tài sản số giá trị nhất. Đừng choáng ngợp tập trung vào công cụ Shadow IT vô hại, đặc biệt những cái không kết nối trực tiếp internet, khi bạn nên tập trung vào tài sản lớn nhất.
5. Dùng công cụ nâng cao quản trị hạ tầng Shadow IT
Shadow IT gây đe dọa khi công cụ không được phát hiện. Khi bạn có thể phát hiện và theo dõi chúng, ít lo ngại hơn. Bạn có thể giám sát hạ tầng bằng công cụ an ninh mạng nâng cao.
Chuyển Shadow IT thành lợi thế
Miễn còn nhân viên trong tổ chức, sẽ có Shadow IT. Vì nhân viên tự nhiên tìm cách làm việc dễ dàng hơn – đặc biệt khi không có ý định xấu.
Nếu bạn khiến họ mang những công cụ đó "qua cửa chính" thay vì lén lút, bạn tận hưởng lợi ích Shadow IT mà không cần nó trong bóng tối.