Những tiến bộ trong Công nghệ Thông tin (CNTT) đã tạo ra những nơi làm việc hiệu quả hơn. Và với sự tương thích của điện toán đám mây, việc truy cập vào các công cụ làm việc kỹ thuật số chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.
Nhân viên có thể truy cập phần mềm giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên hiệu quả tạo nên tổ chức hiệu quả, phải không? Nhưng cũng có những tác động về an ninh mạng.
Vì vậy, bóng IT có nghĩa là gì? Ưu và nhược điểm của nó là gì? Và làm thế nào bạn có thể quản lý hiệu quả mối đe dọa mà nó có thể gây ra cho công ty của bạn?
Shadow IT là gì?
Shadow IT là việc sử dụng các thiết bị, công cụ, hệ thống, ứng dụng, phần mềm và các dịch vụ công nghệ khác, đặc biệt là bởi nhân viên mà không có sự chấp thuận của bộ phận CNTT.
Phần lớn nhân viên sử dụng CNTT bóng tối không có nghĩa là không có hại nhưng muốn nâng cao hiệu quả của họ. Tuy nhiên, động cơ của họ còn nhiều nghi vấn vì bộ phận CNTT không biết họ đang làm gì.
Shadow IT Tốt hay Xấu?
Có một cuộc tranh cãi về việc sử dụng CNTT bóng tối ở nơi làm việc. Trong khi một số người cho rằng điều đó là tốt, những người khác lại lập luận ngược lại.
Công bằng mà nói, công nghệ thông tin bóng tối chủ yếu xuất phát từ những mục đích tốt. Một tổ chức được lợi khi nhân viên của mình áp dụng các công cụ để đạt được hiệu quả trong công việc của họ.
Mặt khác, các công cụ được sử dụng có thể khiến dữ liệu của bạn trên đám mây gặp phải các mối đe dọa mạng.
Vì bộ phận CNTT không hiển thị những công cụ như vậy nên các cuộc tấn công vào chúng có thể không được phát hiện đủ sớm, gây thiệt hại cho tổ chức.
Tại sao Shadow IT lại phổ biến ở nơi làm việc
Bất kể những lời chỉ trích chống lại CNTT bóng tối, nó vẫn phổ biến ở nhiều tổ chức.
Những đổi mới về công nghệ khiến cho việc bỏ qua CNTT bóng tối trở nên khó khăn. Nhân viên được kỳ vọng sẽ hoạt động xuất sắc trong bối cảnh kinh doanh đang phát triển, vì vậy, theo lẽ tự nhiên, họ chuyển sang sử dụng phần mềm khác để nâng cao hiệu suất của họ.
Quá trình kiểm tra và phê duyệt các công cụ trong một số tổ chức là lâu và tẻ nhạt. Nhân viên thà sử dụng những công cụ mà họ cần một cách bí mật hơn là trải qua quá trình mệt mỏi.
Ưu điểm của Shadow IT là gì?
Triển khai CNTT bóng tối vào môi trường làm việc có thể mang lại lợi ích cho tổ chức theo nhiều cách khác nhau. Nếu nhân viên của bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tăng theo.
Đây là cách CNTT bóng tối có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn.
1. Tăng hiệu quả của nhân viên
Các công cụ bạn cung cấp cho nhân viên nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công việc của họ. Nó thậm chí còn tốt hơn khi nhân viên tự lựa chọn những công cụ này.
Nhân viên của bạn có thể không thoải mái với những gì bạn cung cấp cho họ nhưng dù sao họ cũng phải sử dụng chúng. Họ có thể sẽ phải vật lộn với việc sử dụng những công cụ đó và điều đó phản tác dụng. Điều ngược lại là trường hợp họ làm việc với các công cụ mà họ tự chọn. Vì họ đã quen thuộc với chúng, nên năng suất của họ phải ở mức cao nhất mọi thời đại.
2. Giảm khối lượng công việc của Phòng CNTT
Một bộ phận CNTT điển hình rất bận rộn. Trong một nơi làm việc hiện đại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, các hệ thống làm việc phải hoạt động hiệu quả và bộ phận CNTT có trách nhiệm duy trì và vận hành chúng. Yêu cầu nhóm CNTT tìm kiếm và phê duyệt mọi công cụ quy trình làm việc là công việc bổ sung cho khối lượng công việc vốn đã chật hẹp của họ.
Khi nhân viên tìm kiếm và sử dụng một số công cụ để cải thiện công việc của họ, họ đang giảm bớt khối lượng công việc của nhóm CNTT, đặc biệt khi chúng hiệu quả và không có tác động tiêu cực.
3. Thúc đẩy đổi mới
Chờ đợi bộ phận CNTT cung cấp mọi công nghệ được sử dụng cho công việc có thể làm chậm hiệu suất. Một số công cụ hiện có trên cơ sở có thể đã lỗi thời và nhóm CNTT có thể mất quá nhiều thời gian để thay thế chúng.
Nhân viên có thể biết đến các công cụ có thể nâng cao công việc của họ. Khi họ chủ động triển khai các công cụ đó trong nhiệm vụ của mình, họ sẽ thúc đẩy sự đổi mới trong tổ chức, mang lại sự tăng trưởng và phát triển — một chiến thắng cho tổ chức.
Nhược điểm của Shadow IT là gì?
Bỏ qua bộ phận CNTT là phi đạo đức. Khi nhân viên làm điều đó, họ có thể khiến tổ chức của bạn gặp phải một số rủi ro và các cuộc tấn công mạng. Kết quả của việc này, CNTT bóng tối có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn theo một số cách.
1. Không tuân thủ
Các tổ chức được hướng dẫn bởi luật và quy định để duy trì trật tự trong ngành của họ. Các quy định này mở rộng đến việc sử dụng các hệ thống và quản lý dữ liệu.
Các hệ thống mà doanh nghiệp của bạn sử dụng có thể thực hiện hoặc khiến bạn tuân thủ các tiêu chuẩn mà bạn bắt buộc phải duy trì. Việc nhân viên của bạn sử dụng các công cụ trái phép có thể đưa doanh nghiệp của bạn đi sai luật và bạn có thể bị xử phạt nếu vi phạm
2. Thiếu khả năng hiển thị và kiểm soát
Bộ phận CNTT có nhiệm vụ theo dõi mọi thứ được sử dụng trong một tổ chức. Họ bị tước đi cơ hội thực thi nhiệm vụ này một cách hiệu quả bằng cách áp dụng chiến lược bảo mật chủ động khi một số hệ thống bị ẩn đi do bị che khuất bởi CNTT.
Việc thiếu khả năng hiển thị khiến nhóm CNTT không thể phát hiện các mối đe dọa an ninh mạng.
3. Rò rỉ dữ liệu
Một nhóm CNTT có năng lực có thể xác định các tác động bảo mật của công nghệ. Một số phần mềm có thể hiệu quả nhưng có các yêu cầu bảo mật phức tạp. Nhân viên sử dụng các hệ thống này có thể thiếu kiến thức để định cấu hình chúng một cách hiệu quả, do đó làm lộ dữ liệu của bạn.
Các hệ thống trong CNTT có thể yêu cầu cập nhật và bảo trì thường xuyên để hoạt động bình thường. Nhân viên có thể không có chuyên môn hoặc thời gian để làm những việc này, và do đó, hệ thống của công ty có thể bị vi phạm.
Cách quản lý rủi ro CNTT ẩn
Xóa bỏ hoàn toàn CNTT bóng tối trong tổ chức của bạn có thể là một yêu cầu cao. Để đạt được sự an toàn, bạn nên học cách quản lý nó vì nhân viên của bạn có thể sẽ mê mệt nó sau lưng bạn.
Bạn có thể giải quyết vấn đề và tìm ra điểm chung bằng các phương pháp sau.
1. Giáo dục nhân viên của bạn
Nhân viên có nhiều khả năng không sử dụng CNTT bóng tối khi họ nhận thức được lý do tại sao nó tệ. Một số người trong số họ thậm chí có thể không nhận thức được mối nguy hiểm vì họ đang sử dụng các công cụ để nâng cao công việc của mình. Thay vì coi thường họ, bạn nên giáo dục họ về mối nguy hiểm đối với tổ chức của bạn.
Nuôi dưỡng văn hóa an ninh mạng lành mạnh trong toàn tổ chức của bạn để mọi người hiểu sự cần thiết phải duy trì các thực hành an ninh mạng lành mạnh mọi lúc ngay cả khi không có ai theo dõi.
2. Trao quyền cho nhân viên của bạn với những công cụ họ cần
Thay vì áp đặt các công cụ cho nhân viên của bạn, hãy thiết lập giao tiếp cởi mở với họ về các công cụ mà họ cần để đạt được hiệu quả trong công việc và đưa ra các khoản dự phòng.
Khi có sự trao đổi cởi mở, nhân viên sẽ vui lòng thông báo cho bạn về bất kỳ điều gì có thể cải thiện công việc của họ thay vì sử dụng chúng mà bạn không biết.
3. Đơn giản hóa các quy trình xét duyệt và phê duyệtGiành được sự tin tưởng của nhân viên khi giao tiếp nhu cầu CNTT của họ cho bạn, hãy tạo một cấu trúc để thực hiện quy trình.
Hợp lý hóa quy trình kiểm duyệt để bộ phận CNTT sẽ không mất nhiều thời gian để phê duyệt các công cụ được đề xuất. Nếu không, nhân viên của bạn sẽ quay lại cách sử dụng hệ thống cũ sau lưng bạn.
4. Ưu tiên tài sản của bạn
Những kẻ tấn công mạng không lãng phí thời gian vào những tài sản không có giá trị đối với chúng. Họ nhắm mục tiêu những gì có giá trị nhất.
Quản lý tài nguyên của bạn một cách hiệu quả bằng cách ưu tiên các tài sản kỹ thuật số có giá trị nhất của bạn. Đừng khiến bản thân choáng ngợp bằng cách tập trung vào các công cụ CNTT ẩn vô hại, đặc biệt là những công cụ không được kết nối trực tiếp với internet, khi bạn được cho là đang tập trung vào tài sản lớn nhất của mình.
5. Sử dụng các công cụ nâng cao để quản lý cơ sở hạ tầng CNTT bóng tối của bạn
Shadow IT đặt ra một mối đe dọa khi các công cụ không bị phát hiện. Một khi bạn có thể phát hiện các công cụ và luôn theo dõi chúng, bạn sẽ không phải lo lắng về điều gì. Bạn có thể theo dõi cơ sở hạ tầng của mình bằng cách sử dụng các công cụ bảo mật mạng tiên tiến để giám sát hệ thống của mình.
Biến Công nghệ Bóng tối thành Lợi thế của Bạn
Miễn là có nhân viên trong một tổ chức, sẽ có IT bóng tối. Và đó là bởi vì nhân viên tự nhiên sẽ tìm cách làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là khi họ không có ý định xấu khi làm như vậy.
Thay vào đó, nếu bạn có thể khiến họ mang những công cụ đó qua cửa trước, bạn có thể tận hưởng những lợi ích của CNTT ẩn mà không thực sự có nó trong bóng tối