Dropbox là một trong dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Ưu tiên hàng đầu: nơi an toàn lưu file, nhưng nó làm được nhiều hơn vậy.
Bạn có thể bình luận file, yêu cầu file từ người khác. Những việc này và khác giúp tận dụng Dropbox tối đa, dùng như chuyên gia. Một số tùy chọn rõ ràng, nhưng البعض cần đào sâu mới tìm thấy.
1. Yêu Cầu File Từ Người Không Dùng Dropbox
Sẽ có lúc file cần lưu trên Dropbox ở tay người khác. Nếu cần ai đó gửi file, Dropbox có tính năng tích hợp.
Để yêu cầu file, click "File" (Tệp) bên trái, "File requests" (Yêu cầu tệp) là mục thứ ba. Click vào, nhấn nút xanh "Create a file request" (Tạo yêu cầu tệp).
Khi tạo yêu cầu, chỉ định file cần và thư mục lưu. Nếu tên thư mục mặc định khác ý định, click "change folder" (thay đổi thư mục) xanh.
Bước cuối: để Dropbox gửi link cho người có file, hoặc tự copy gửi link.
2. Xem Trước Nhiều Định Dạng File
Dropbox cho xem trước file: PSD, PDF, BMP, JPG... Để xem trước, mở file, di chuột qua file muốn xem. Tùy chọn "open with" (mở với) xuất hiện menu dropdown. Click chọn cách xem trước.
3. Truy Cập File Dropbox Ngoại Tuyến (Offline)
Nghe đáng sợ, nhưng sẽ có lúc không có Internet. Dù không truy cập Web, vẫn xem được file Dropbox, nhờ tính năng offline trên smartphone.
Cần đánh dấu file muốn xem offline. Mở file, nhấn ba chấm góc trên bên phải. Menu trượt lên từ dưới, vuốt lên, tùy chọn "make available offline" (làm sẵn sàng ngoại tuyến) ở cuối.
Sau khi bật tùy chọn offline, file đó có biểu tượng tải xuống xanh để biết file nào dùng offline được.
4. Bình Luận, Xóa, Tải Xuống, Xem Lịch Sử Phiên Bản Một Click
Để dễ dàng, bạn xóa, tải xuống, bình luận hoặc xem lịch sử phiên bản file bằng cách click ba chấm bên phải file. Ví dụ muốn bình luận, click tùy chọn đó, xem trước file.
Góc trên bên phải, gõ bình luận, tag người bằng "@". Nếu bạn chủ tài khoản Dropbox chính, thấy số 0 bên hộp bình luận.
Tính năng này cho phép bình luận tại thời điểm cụ thể video (chỉ dành cho Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise, Education).
5. Xóa Vĩnh Viễn File Dropbox
Lưu ý: xóa vĩnh viễn file không khôi phục được trừ khi bạn sở hữu thư mục chia sẻ. Dropbox bắt xóa file 2 lần trước khi biến mất, phòng khi đổi ý.
Chọn file muốn xóa, click "Delete" (Xóa) bên phải. Sau khi xóa, click "Deleted files" (Tệp đã xóa) bên trái.
Thấy danh sách file đã xóa. Chọn file muốn xóa vĩnh viễn, chọn ngày qua menu dropdown bên phải. Khi chọn xong, click "Permanently delete" (Xóa vĩnh viễn) bên phải.
6. Tham Gia Lại Thư Mục Chia Sẻ (Rejoin Shared Folders)
Nếu muốn quay lại thư mục chia sẻ, chỉ cần click "Sharing" (Chia sẻ) thanh bên trái, rồi "Rejoin link" (Liên kết tham gia lại) xanh bên phải. Đó là tất cả.
Kết Luận
Có khá nhiều việc làm với tài khoản Dropbox miễn phí. Tìm một số tính năng, cần đào sâu một chút. Mẹo Dropbox yêu thích của bạn là gì?