Dropbox là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện có. Ưu tiên chính của nó là dành cho bạn một nơi an toàn để bạn lưu trữ các tệp của mình, mặc dù nó có khả năng làm được nhiều việc hơn thế.
Bạn có thể thực hiện các tác vụ như nhận xét về tệp hoặc thậm chí yêu cầu tệp từ ai đó. Những tác vụ này và các tác vụ khác có thể giúp bạn khai thác tối đa Dropbox và sử dụng nó như một người chuyên nghiệp. Một số tùy chọn trong số này đang hiển thị rõ ràng, nhưng bạn sẽ cần tìm hiểu sâu hơn một chút để tìm các tùy chọn khác.
1. Yêu cầu tệp từ người dùng không phải Dropbox
Sẽ có lúc các tệp bạn cần lưu trên tài khoản Dropbox của mình thuộc quyền sở hữu của người khác. Nếu bạn cần ai đó gửi tệp cho mình, Dropbox có một tính năng tích hợp cho việc đó.
Để yêu cầu tệp, hãy nhấp vào tùy chọn Tệp ở bên trái và tùy chọn “Yêu cầu tệp” sẽ là tùy chọn thứ ba ở bên dưới. Sau khi nhấp vào nó, bạn cần nhấp vào nút “Tạo yêu cầu tệp” màu xanh lam.
Khi tạo yêu cầu tệp, bạn sẽ cần chỉ định tệp bạn đang yêu cầu và thư mục nào để lưu chúng vào. Nếu tên của thư mục mặc định khác với tên bạn đã nghĩ, hãy nhấp vào "thư mục thay đổi" màu xanh lam ”Để chuyển đổi các thư mục.
Bước cuối cùng là yêu cầu Dropbox gửi liên kết đến người có tệp của bạn hoặc bạn có thể tự sao chép và gửi liên kết.
2. Xem trước các định dạng tệp khác nhau
Dropbox cho phép bạn xem trước các tệp của mình như PSD, PDF, BMP, JPG, v.v. Để xem trước một tệp, hãy mở tệp đó và đặt con trỏ lên tệp bạn muốn xem trước. Tùy chọn “mở bằng” sẽ xuất hiện với menu thả xuống. Bạn sẽ cần nhấp vào nó để chọn cách bạn muốn xem trước tệp của mình.
3. Truy cập Tệp Dropbox Ngoại tuyến
Nghe có vẻ đáng sợ, nhưng sẽ có lúc bạn không có quyền truy cập Internet. Ngay cả khi bạn không thể truy cập Web, bạn vẫn có thể truy cập các tệp Dropbox của mình nhờ tính năng ngoại tuyến trên điện thoại thông minh của bạn.
Bạn sẽ cần đánh dấu các tệp bạn muốn xem ngoại tuyến. Để thực hiện việc này, hãy mở tệp bạn muốn đánh dấu là ngoại tuyến bằng cách nhấn vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải. Một menu sẽ xuất hiện từ cuối màn hình của bạn, hãy vuốt lên và tùy chọn đặt tệp khả dụng ngoại tuyến sẽ là tùy chọn cuối cùng ở dưới.
Khi bạn bật tùy chọn ngoại tuyến, tệp cụ thể đó sẽ có biểu tượng tải xuống màu xanh lục để bạn biết những tệp nào khả dụng khi ngoại tuyến.
4. Nhận xét, Xóa, Tải xuống và Truy cập Lịch sử Phiên bản chỉ với một cú nhấp chuột
Để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, bạn có thể xóa, tải xuống, nhận xét hoặc thậm chí truy cập lịch sử phiên bản của tệp bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải của tệp. Ví dụ:nếu bạn muốn nhận xét, hãy nhấp vào tùy chọn đó và bạn sẽ có thể xem trước tệp.
Ở trên cùng bên phải, nhập nhận xét của bạn và thậm chí gắn thẻ ai đó bằng cách nhấp vào biểu tượng “@”. Nếu bạn có tài khoản Dropbox chính, bạn sẽ thấy các số không ở bên cạnh hộp nhận xét.
Đây là tính năng cho phép bạn nhận xét về thời gian cụ thể của tệp video (tính năng này chỉ khả dụng cho tài khoản Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise hoặc Education).
5. Xóa vĩnh viễn các tệp Dropbox
Hãy nhớ rằng sau khi xóa vĩnh viễn một tệp, bạn sẽ không thể lấy lại tệp đó trừ khi bạn là chủ sở hữu của một thư mục được chia sẻ. Dropbox giúp bạn xóa một tệp hai lần trước khi nó bị xóa, đề phòng trường hợp bạn đổi ý.
Hãy tiếp tục và chọn các tệp bạn muốn xóa và nhấp vào tùy chọn “Xóa” ở bên phải. Sau khi bạn đã xóa tệp, hãy nhấp vào tùy chọn “Tệp đã xóa” ở bên trái.
Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tệp bạn đã xóa. Chọn những người bạn muốn xóa vĩnh viễn và thậm chí chọn một ngày ưa thích bằng menu thả xuống ở bên phải. Khi bạn đã chọn tệp cần xóa, hãy nhấp vào tùy chọn Xóa vĩnh viễn ở bên phải.
6. Tham gia lại các thư mục được chia sẻ
Nếu bạn muốn quay lại thư mục được chia sẻ, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào tùy chọn “Chia sẻ” ở thanh bên trái và sau đó nhấp vào “Tham gia liên kết” màu xanh lam ở phía bên phải. Thế là xong.
Kết luận
Có khá nhiều điều bạn có thể làm với tài khoản Dropbox miễn phí. Để tìm một số tính năng đó, bạn sẽ cần tìm hiểu sâu hơn một chút. Mẹo Dropbox yêu thích của bạn là gì?