Hiểu cách viết email tốt là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt là đối với công việc. Cho dù bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ hay tự kinh doanh, bạn có khả năng phải xử lý vô số email mỗi ngày.
Bạn có thể sử dụng email làm phương thức giao tiếp chính của mình với các doanh nghiệp và khách hàng khác. Viết email có vẻ là một công việc đơn giản, nhưng mọi người thường mắc phải thông tin sai lệch.
Dưới đây là một số mẹo có thể hữu ích!
1. Chính xác
Trong giao tiếp qua email, bạn cần phải cụ thể hóa những gì bạn đang nói. Một email đơn giản chẳng hạn như "Tôi cần việc này được hoàn thành vào ngày mai." sẽ không đủ nếu bạn nhắn tin cho một nhân viên.
Mặc dù nhân viên của bạn nên hiểu hầu hết những gì bạn nói, nhưng tại sao lại có nguy cơ bị truyền đạt thông tin sai khi bạn có thể là người trực tiếp?
2. Cấu trúc Email của bạn đúng cách
Tối ưu hóa Dòng Chủ đề
Tất cả các khía cạnh trong email của bạn, từ dòng tiêu đề đến nội dung, phải được tối ưu hóa.
Bạn nhận được vô số email mỗi ngày và một số trong số đó có xu hướng nổi bật, phải không? Thông thường, đó là những người có dòng tiêu đề được tối ưu hóa. Dòng chủ đề trong email của bạn phải có liên quan đến chủ đề tổng thể của email.
Khi chúng tôi không nhận ra dòng chủ đề hoặc có vẻ như không liên quan, chúng tôi chỉ cần xóa email trước khi đọc nó. Để tránh điều này, hãy đảm bảo rằng dòng tiêu đề của bạn được cấu trúc chính xác.
Nội dung Email
Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào. Điều quan trọng là phải trang trọng khi giao tiếp với khách hàng và đối tác kinh doanh. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng lời nói thân mật khi thích hợp, nhưng tốt hơn nên sử dụng lời nói trang trọng trong hầu hết các trường hợp.
Câu hỏi hoặc hành động bạn đang muốn truyền đạt là gì? Thật tốt khi đi đúng vào vấn đề sau khi chào hỏi. Đừng ngần ngại trực tiếp.
Đang kết thúc
Phần cuối của email là nội dung cuối cùng mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của bạn sẽ đọc. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc họ có phản hồi cho bạn hay không.
Cố gắng kết thúc email giống như cách bạn làm trong một cuộc trò chuyện. Bạn sẽ có nhiều cơ hội nhận được phản hồi tích cực hơn nếu bạn tỏ ra thân thiện, chuyên nghiệp và rõ ràng với lời kêu gọi hành động của mình.
Gửi Tệp đính kèm
Nếu bạn có một tệp đính kèm lớn muốn gửi, bạn không nên làm điều đó qua email. Thay vào đó, hãy tải tệp lên dịch vụ chia sẻ tệp và gửi liên kết. Điều này trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
3. Chỉnh sửa và Hiệu đính!
Khi chuẩn bị email, hãy thử tưởng tượng mọi người trong công ty sẽ đọc nó. Email được tạo nhanh nhưng có thể để lại ấn tượng lâu dài, vì vậy hãy nhớ xem lại công việc của bạn trước khi bạn nhấp vào Gửi .
Có rất nhiều công cụ trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn đảm bảo rằng công việc của bạn được viết tốt và đúng ngữ pháp. Nó bao gồm cấu trúc câu, dấu câu, chính tả, v.v.
Grammarly
Grammarly sẽ phân tích một đoạn văn bản mà bạn đã viết và kiểm tra xem có lỗi ngữ pháp nào không. Bạn có thể cài đặt nó như một tiện ích mở rộng của trình duyệt và do đó bạn có quyền truy cập vào nó bất kể bạn đang sử dụng trang web nào.
Ví dụ:Grammarly có thể kiểm tra ngữ pháp của bạn khi bạn nhập email của mình trên Gmail hoặc các trang web email khác.
Grammarly được cung cấp miễn phí nhưng cũng có phiên bản cao cấp. Phiên bản miễn phí của nó thực hiện tốt công việc phát hiện lỗi ngữ pháp và dấu câu cơ bản và nâng cao, chẳng hạn như dấu phẩy, câu chạy, chuyển từ, phân đoạn, v.v.
Nó cũng sẽ kiểm tra lỗi chính tả, đạo văn và phong cách viết. Phiên bản cao cấp của Grammarly bổ sung thêm một điểm nhấn cho mọi thứ mà phiên bản miễn phí cung cấp. Tuy nhiên, Grammarly cao cấp chủ yếu dành cho những người có kế hoạch xuất bản các bài báo.
Hemingway Editor
Hemingway Editor là một công cụ trực tuyến miễn phí sẽ giúp bạn cải thiện phong cách viết của mình. Nền tảng này lý tưởng để chỉnh sửa các đoạn ngắn, chẳng hạn như email.
Ngoài ra, Hemingway Editor sẽ khuyến khích bạn viết rõ ràng và trực tiếp, ngay cả khi bạn viết những bài báo dài với những câu phức tạp. Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa này để đánh giá mức độ phức tạp và dễ đọc của công việc của mình.
Microsoft Word và các công cụ chỉnh sửa khác
Bạn có biết rằng Microsoft Word có các tùy chọn soát lỗi tuyệt vời không? Khi bạn mở Microsoft Word, nhấp vào Tệp> Tùy chọn> Kiểm lỗi . Bạn có thể chọn các tùy chọn Tự động sửa và chính tả mà bạn muốn Microsoft Word kiểm tra.
Ngoài ra, Microsoft cũng cung cấp Microsoft Editor, một tiện ích mở rộng trình duyệt có thể giúp bạn kiểm tra tài liệu của mình để tìm lỗi ngữ pháp, văn phong và hơn thế nữa.
Điều tuyệt vời về việc chỉnh sửa email của bạn trong Microsoft Word là tính năng chỉnh sửa / định dạng sẽ dịch tuyệt vời sang một số ứng dụng / trang web email, chẳng hạn như Gmail hoặc Outlook.
Ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp email phổ biến sẽ có các tùy chọn chỉnh sửa tích hợp. Rất nhiều người trong số họ cũng sẽ kiểm tra lỗi ngữ pháp. Ngoài Gmail, Yahoo và Outlook cũng có các tùy chọn định dạng cho email.
Tìm hiểu Cách cấu trúc một Email Hoàn hảo
Hầu hết chúng ta dành một phần đáng kể trong ngày để soạn và đọc email. Đôi khi, những email này có thể gây nhầm lẫn cho người khác. Các mẹo được đề cập ở trên sẽ giúp bạn viết email ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
Email của bạn phản ánh tính chuyên nghiệp, chú ý đến từng chi tiết và giá trị của bạn. Vì vậy, hãy nhớ ghi nhớ cách người khác có thể diễn giải giọng điệu trong email của bạn.