Khi nói đến email, việc thiết lập ranh giới nghề nghiệp có thể là một thách thức. Rốt cuộc, nhiều công ty cho rằng miễn là bạn có internet, bạn có thể tự do trả lời bất kỳ tin nhắn nào.
Mặc dù có một thời gian mà các chuyên gia được cho là luôn có mặt, nhưng thời thế đang dần thay đổi. Ngày nay, việc mọi người ngoại tuyến vào ngày nghỉ ngày càng trở nên phổ biến và vì lý do chính đáng.
Nếu bạn đang đi nghỉ, dành thời gian cho sự tỉnh táo của bạn hoặc cần phải vắng mặt tại văn phòng vì bất kỳ lý do nào khác, đây là một số mẹo về cách viết một email trả lời vắng mặt chuyên nghiệp.
1. Xóa tiêu đề của chủ đề Vắng mặt
Một trong những cách dễ nhất để nói với mọi người rằng bạn không có mặt tại văn phòng là thay đổi tiêu đề chủ đề trả lời email của bạn. Thay vì chỉ viết “Vắng mặt”, bạn cũng có thể bao gồm loại nghỉ phép mà bạn đang nghỉ, nếu bạn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ.
Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề chủ đề email không có mặt tại văn phòng:
- Vắng mặt - Nghỉ phép (25 tháng 12 - 4 tháng 1)
- [Vắng mặt] Nghỉ Y tế
- Vắng mặt | Nghỉ làm cha con
- * Vắng mặt * Nghỉ phép Khẩn cấp
- Vắng mặt (Nghỉ phép)
- Vắng mặt | Nghỉ thai sản
- Vắng mặt ~ Làm việc tại hiện trường
- [Vắng mặt] Nghỉ lễ (Ngày lễ Giáng sinh)
- Vắng mặt - Nghỉ ốm
- Ngoài Văn phòng - Kết hôn!
2. Đề cập đến loại hình nghỉ việc mà bạn đang thực hiện
Đối với một số người, người ta thường cho rằng bất kỳ email không có mặt tại văn phòng nào là dành cho mục đích giải trí. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng đúng với tất cả mọi người.
Một số người cũng sử dụng email vắng mặt khi họ đang làm việc, nhưng không thể truy cập email của họ trong suốt cả ngày. Ví dụ:đại diện bán hàng hoặc những người đang làm việc tại hiện trường có thể cần phải đi đến các khu vực không có kết nối internet.
Ngoài ra, cũng có thể bạn đang phải nghỉ việc riêng như thăm bệnh viện, ma chay, dưỡng bệnh. Với điều này, thật khó xử khi trả lời “Tôi hy vọng bạn đã có một kỳ nghỉ vui vẻ”.
Để tránh điều này, thay vào đó, bạn có thể chèn các chi tiết nghỉ phép vào nội dung email của mình. Bạn không cần phải trung thực về tình huống của mình nếu điều đó khiến bạn không thoải mái, nhưng thành thật với sếp, đồng đội hoặc khách hàng của bạn có thể giúp xây dựng sự đồng cảm.
Ví dụ:nếu bạn bị tai nạn xe hơi và cần một thời gian để hồi phục vết thương, việc cho những người liên hệ của bạn biết sẽ giúp họ quản lý kỳ vọng của họ về sản lượng bị trì hoãn và doanh thu dự kiến của bạn.
3. Tránh những lời xin lỗi không cần thiết
Đối với nhiều người nghiện công việc, việc gửi lời xin lỗi vào email vắng mặt là điều thường thấy, chẳng hạn như “Xin lỗi vì không thể trả lời ngay lập tức!” Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu là bạn không cần phải xin lỗi vì đã nghỉ làm, đặc biệt nếu đó là lý do chính đáng.
Thay vì nói lời xin lỗi, đây là một số thuật ngữ mà bạn có thể sử dụng để thay thế:
- “Cảm ơn bạn đã liên hệ!”
- “Cảm ơn bạn đã gửi email.”
- “Email này đã được nhận.”
Thay cho lời xin lỗi, bạn có thể lịch sự xác nhận rằng họ đã chính thức nhận được tin nhắn. Với điều này, bạn có thể chọn ngôn ngữ tập trung vào việc cảm ơn họ vì họ đã dành thời gian và nỗ lực.
4. Không đảm bảo ngày trả lời
Đối với nhiều người, có thể choáng ngợp khi thấy một lượng lớn email tồn đọng sau khi họ trở lại văn phòng sau một thời gian dài vắng mặt. Trên thực tế, sự lo lắng thậm chí có thể tăng gấp đôi khi bạn sử dụng những cụm từ như “Tôi sẽ trả lời ngay khi tôi quay lại văn phòng.”
Điều này không chỉ có thể gây thêm nhiều áp lực không cần thiết để đảm bảo trả lời vào ngày đầu tiên trở lại của bạn, mà còn đặt ra kỳ vọng sai cho những người cố gắng liên lạc với bạn.
Mặc dù xác nhận đã nhận email là đúng, nhưng không cần thiết phải đảm bảo trả lời email đó ngay lập tức. Để tránh cam kết quá mức khi bạn sẵn sàng trả lời, thay vào đó, tốt nhất là nên chọn một câu trả lời rộng hoặc một phạm vi chung.
Dưới đây là một số ví dụ về câu mà bạn có thể sử dụng:
- Tôi sẽ trả lời khi tôi rảnh sau kỳ nghỉ lễ.
- Vui lòng mong đợi câu trả lời từ tôi vào cuối _______.
- Nếu không khẩn cấp, vui lòng chờ phản hồi trước ________.
Hãy nhớ rằng, nếu một email là quan trọng, mọi người sẽ cố gắng gọi điện hoặc liên hệ với bạn sau một thời gian. Với điều này, điều quan trọng là phải đặt bộ đệm để không cho phép mọi người hy vọng nhận được phản hồi nhanh chóng.
5. Yêu cầu sự đồng ý từ các liên hệ dự phòng
Đối với một số vai trò, thông thường cần có các địa chỉ liên hệ dự phòng để đảm nhận công việc khi bạn đi vắng. Tuy nhiên, trước khi giao cho sếp, đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm gánh vác gánh nặng khi bạn vắng mặt, điều cần thiết là phải được sự đồng ý.
Với nhiều người đã quá tải với công việc của mình, việc gánh vác trách nhiệm của người khác có thể rất căng thẳng, ngay cả khi chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Ngoài ra, họ có thể không thoải mái khi cho khách hàng hoặc khách hàng truy cập vào một số địa chỉ email hoặc số điện thoại cá nhân.
Vì lý do này, trước khi thêm chi tiết liên hệ của ai đó vào email Không có mặt của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn hỏi họ liệu bạn có đồng ý làm như vậy không và những chi tiết nào họ cảm thấy thoải mái khi được chia sẻ.
6. Tạo các email Vắng mặt khác nhau cho các bên nội bộ hoặc bên ngoài
Tùy thuộc vào người sẽ nhận email, lượng thông tin bạn có thể sẵn sàng chia sẻ trong thư trả lời email vắng mặt của mình có thể khác nhau. Sau cùng, bạn vẫn phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa về quyền riêng tư, đặc biệt là khi bạn đang đi nghỉ.
Ví dụ:trong khi bạn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ nơi bạn đang đi du lịch với những người bạn cùng văn phòng, bạn có thể không muốn làm như vậy với những người ngẫu nhiên.
Sử dụng hệ thống quản lý email, bạn có thể đặt một thư trả lời vắng mặt khác nhau tùy thuộc vào người sẽ nhận thư. Với điều này, bạn có thể cung cấp cho mọi người bối cảnh phù hợp về tình hình vắng mặt của bạn.
Tạo ranh giới công việc tốt hơn với câu trả lời vắng mặt của bạn
Trong một thế giới mà chúng ta luôn sẵn sàng có mặt, một email không có mặt tại văn phòng cho thấy ranh giới có thể tạo ra sự khác biệt. Bằng cách kiên định với thời gian nghỉ cá nhân của mình, bạn cũng có thể dạy những người xung quanh về giá trị của cuộc sống cá nhân của bạn.
Ngoài ra, bằng cách yêu cầu người khác tôn trọng thời gian của bạn, bạn cũng có thể khuyến khích người khác làm điều tương tự. Mặc dù điều này nghe có vẻ không phải là vấn đề lớn nhưng nó có thể có ý nghĩa đối với các nhóm khi các tiêu chuẩn lành mạnh được thiết lập trong văn phòng.