Nếu bạn đang muốn tạo và in bất kỳ loại nhãn nào, thì không đâu khác ngoài Microsoft Word và Excel. Bạn có thể lưu trữ dữ liệu nhãn của mình trong Excel và sau đó tìm nạp dữ liệu đó trong Word để lưu hoặc in nhãn của bạn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tạo bảng tính nhãn trong Excel tương thích với Word, định cấu hình nhãn của bạn và lưu hoặc in chúng.
1. Nhập dữ liệu cho nhãn của bạn trong bảng tính Excel
Bước đầu tiên là tạo bảng tính Excel với dữ liệu nhãn của bạn. Bạn sẽ chỉ định một tiêu đề thích hợp cho mỗi trường dữ liệu để bạn có thể truy xuất các tiêu đề trong Word.
Đối với ví dụ sau, chúng tôi sẽ tạo một bảng tính với các trường sau:
- Tên
- Họ
- Địa chỉ Đường phố
- Thành phố
- Trạng thái
- Mã ZIP
Để bắt đầu tạo bảng tính Excel của bạn:
- Khởi chạy Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac của bạn và tạo một bảng tính mới.
- Trên màn hình bảng tính của Excel, hãy chọn ô đầu tiên trong hàng đầu tiên và nhập Tên .
- Chọn ô đầu tiên trong ô B và nhập Họ . Tương tự, thêm Địa chỉ đường phố , Thành phố , Bang và Mã ZIP đến C , Đ , E và F các hàng đầu tiên của cột tương ứng.
- Bây giờ, hãy thêm dữ liệu bên dưới mỗi tiêu đề bạn vừa tạo. Bảng tính của bạn sẽ trông giống như sau:
- Khi bạn đã hoàn tất việc thêm dữ liệu, hãy lưu bảng tính của bạn bằng cách chọn Tệp ở trên cùng.
- Chọn Lưu trong thanh bên trái.
- Chọn Duyệt qua trong ngăn bên phải.
- Chọn một thư mục để lưu bảng tính của bạn, nhập tên cho bảng tính của bạn trong Tên tệp và chọn Lưu ở cuối cửa sổ.
- Đóng cửa sổ Excel.
Bảng tính Excel của bạn hiện đã sẵn sàng.
2. Định cấu hình nhãn trong Word
Bước thứ hai là định cấu hình kích thước nhãn của bạn trong Word. Có một số bố cục nhãn được xác định trước mà bạn có thể chọn. Bạn thậm chí có thể tạo nhãn của riêng mình với các kích thước tùy chỉnh, nếu bạn muốn.
- Khởi chạy Microsoft Word trên máy tính Windows hoặc Mac của bạn và bắt đầu một tài liệu trống mới.
- Trên màn hình chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn Thư từ thanh công cụ trên cùng.
- Trong Thư , chọn Bắt đầu kết hợp thư và sau đó chọn Nhãn từ menu.
- Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn một nhà cung cấp nhãn từ Nhà cung cấp nhãn trình đơn thả xuống. Sau đó, chọn một loại nhãn từ Số sản phẩm danh sách, Cuối cùng, chọn OK .
- Nếu bạn muốn tạo nhãn tùy chỉnh, hãy chọn Nhãn mới và chỉ định kích thước nhãn của bạn trên cửa sổ sau.
- Bố cục nhãn của bạn hiện đã được định cấu hình và giữ cho tài liệu này luôn mở trong Word.
3. Đưa dữ liệu Excel vào tài liệu Word
Bây giờ các nhãn của bạn đã được định cấu hình, hãy nhập dữ liệu bạn đã lưu trong bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn. Bạn không cần phải mở Excel để thực hiện việc này.
Để bắt đầu:
- Trong khi tài liệu Word của bạn vẫn đang mở, hãy chọn Thư ở trên cùng.
- Trong Thư , chọn Chọn người nhận và chọn Sử dụng danh sách hiện có . Bạn đang nói với Word rằng bạn muốn sử dụng danh sách xác định trước cho các nhãn của mình.
- Trong Trình khám phá tệp cửa sổ mở ra, điều hướng đến thư mục chứa bảng tính Excel mà bạn đã tạo ở trên. Nhấp đúp vào bảng tính để nhập nó vào tài liệu Word của bạn.
- Word sẽ mở Chọn Bảng cửa sổ. Tại đây, hãy chọn trang tính chứa dữ liệu nhãn.
- Đánh dấu chọn vào Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột và chọn OK .
4. Thêm nhãn từ Excel vào tài liệu Word
Bây giờ, bạn sẽ chỉ định các trường bạn muốn sử dụng trong nhãn của mình.
Để làm điều đó:
- Đảm bảo bạn vẫn ở trên tài liệu nhãn trong Word.
- Chọn Thư ở trên cùng, sau đó từ tab Viết &Chèn trường , chọn phần Khối địa chỉ tùy chọn.
- Trên Chèn khối địa chỉ cửa sổ mở ra, hãy chọn Trường đối sánh nút.
- Word sẽ mở ra một Trường đối sánh cửa sổ. Tại đây, hãy đảm bảo từng trường trong Bắt buộc đối với Khối địa chỉ khớp với trường thích hợp trong bảng tính của bạn. Ví dụ: Địa chỉ 1 nên được đặt để sử dụng Địa chỉ đường phố từ bảng tính của bạn, v.v.
- Chọn OK để đóng cửa sổ.
- Quay lại Chèn khối địa chỉ cửa sổ, bạn có thể xem bản xem trước nhãn của mình. Đảm bảo bản xem trước này đại diện cho các nhãn thực mà bạn muốn tạo. Sau đó, chọn OK ở cuối cửa sổ.
- Trong tài liệu Word của bạn, bạn sẽ nhận thấy nhãn đầu tiên hiện có nội dung <
> . - Chọn Thư ở trên cùng, sau đó chọn Cập nhật nhãn .
- Tất cả các nhãn trong tài liệu của bạn bây giờ sẽ có nội dung <
> .
5. Tạo nhãn từ Excel trong tài liệu Word
Word hiện có tất cả dữ liệu cần thiết để tạo nhãn của bạn. Bây giờ bạn sẽ kết thúc quá trình và Word sẽ hiển thị dữ liệu thực tế cho mỗi nhãn:
- Trong Thư của Word, chọn nút Kết thúc &Hợp nhất và chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ từ menu.
- Trong cửa sổ mở ra, chọn Tất cả và chọn OK .
- Tài liệu Word của bạn bây giờ sẽ hiển thị tất cả các nhãn của bạn với dữ liệu riêng lẻ của chúng.
Giờ đây, bạn có thể lưu tài liệu nhãn này, tạo PDF từ nó hoặc in tài liệu (nhãn) một cách vật lý.
6. Lưu các nhãn Word được tạo từ Excel dưới dạng PDF
Bạn không phải sử dụng công cụ của bên thứ ba để lưu tài liệu nhãn Word của mình dưới dạng PDF:
- Chọn Tệp ở đầu cửa sổ Word.
- Từ thanh bên ở bên trái, hãy chọn Lưu dưới dạng .
- Chọn Duyệt qua ở khung bên phải.
- Chọn một thư mục để lưu tệp PDF của bạn vào, nhập tên cho tệp PDF của bạn trong Tên tệp tin chọn PDF từ Lưu dưới dạng trình đơn thả xuống và chọn Lưu .
7. In nhãn Word được tạo từ Excel
Bạn có thể in nhãn của mình trực tiếp từ Word. Đảm bảo máy in của bạn được kết nối với máy tính khi bạn thực hiện in:
- Chọn Tệp ở đầu cửa sổ Word.
- Chọn In trong thanh bên trái.
- Chọn một máy in từ Máy in trên ngăn bên phải, sau đó chọn In ở trên cùng.
Và bạn đã sẵn sàng.
Như bạn có thể thấy ở trên, Word và Excel giúp bạn tạo gần như tất cả các loại nhãn trên máy tính Windows và Mac của mình. Nếu điều này giúp bạn tạo loại nhãn trong Excel mà bạn muốn, hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét bên dưới.